Cómo elegir un proveedor de facturación electrónica
La facturación electrónica es un aspecto relativamente nuevo en Panamá, y en ocasiones somos consultados sobre las características que deben ser evaluadas para elegir un proveedor.
En este artículo pondremos a su consideración las características que hacen la diferencia en los servicios de facturación electrónica de los Proveedores Autorizados Calificados (PAC) y como efacturapty aborda cada una de ellas para lograr un servicio de excelencia.
Seguridad y disponibilidad
La seguridad de la información y la disponibilidad del servicio son características que si bien fueron validadas por la DGI previamente a la certificación de cada PAC sigue siendo un criterio diferencial del servicio.
La seguridad es parte medular de todo el proceso de facturación electrónica: el sistema de información, la infraestructura que soporta el servicio y los procesos de gestión alrededor del servicio. Para dar visibilidad a esta característica, que ciertamente no es fácil de evaluar por parte del cliente, la DGI ha establecido que los proveedores debemos ser auditados y certificados con la norma ISO 27001.
Nuestros servicio obtuvo la Certificación ISO 27001 versión 2022, es decir, la última versión disponible de la norma, cuya versión previa era la del 2015. Siendo la seguridad informática, un tema tan dinámico, la nueva norma actualiza los controles a partir de amenazas y tendencias tecnológicas que surgieron en los últimos años.
En forma complementaria, la característica de disponibilidad, es decir que se puedan emitir y validar facturas 24/7, es de altísima importancia y es también la razón de ser de los PAC. El tiempo de operación que lleva la facturación electrónica en Panamá ha justificado plenamente este modelo, siendo que nuestros clientes no han detenido su operación, incluso en periodos en los que los servicios de la DGI no han estado disponibles o han sufrido degradación.
La DGI establece un nivel de servicio del 99.5% de disponibilidad en los servicios de los PAC. Nuestro servicio mantiene una disponibilidad garantizada, mínima del 99.95%, soportada por una infraestructura de alta disponibilidad en la nube de Microsoft.
Velocidad
Las facturas electrónicas viajan hasta los servidores del PAC para ser autorizadas. El proceso de autorización de una factura electrónica consiste en cerca de trescientas verificaciones de todo tipo, como por ejemplo: la validación del dígito verificador de los contribuyentes emisor y receptor de la factura, la validez de la firma electrónica, la consistencia de cada uno de los cálculos (impuestos, totales, etc.), datos obligatorios y muchas más.
En algunos escenarios de facturación este tiempo de procesamiento puede no ser tan sensitivo, por ejemplo en la emisión mensual de facturas del servicio de telefonía. Sin embargo, cuando el cliente está al otro lado del mostrador esperando su factura, este tiempo es extremadamente importante. Igualmente lo es como parte de la experiencia del usuario del sistema para quién la espera de la autorización debería ser imperceptible.
La DGI establece, como parte de la especificación, un tiempo máximo de 3 segundos para el procesamiento y autorización de una factura de referencia de 100 ítems. En efacturapty el monitoreo y mejora de los tiempos de procesamiento son el día a día de nuestro trabajo, actualmente cada transacción es autorizada en tiempo promedio de 250 milisegundos, muy por debajo del límite previsto.
Cabe aclarar que a este tiempo se debe sumar el tiempo que le toma viajar a los datos desde y hasta los sistemas de facturación, lo que se conoce como tiempo de latencia que es aproximadamente de 100 milisegundos. Existen otros escenarios en que nuestro servicio realiza la emisión, además de la autorización, lo que toma aproximadamente otro cuarto de segundo. En conclusión, tenemos una marca difícil de alcanzar, emisión y autorización en medio segundo.
Soporte
La clave de todo servicio de soporte es la disponibilidad y eficiencia para resolver las consultas de los clientes. La factura electrónica requiere dos instancias de soporte con características diferentes. Primeramente, el soporte durante la implementación, es decir la resolución de consultas técnicas y tributarias que surgen en la puesta en marcha de una integración o adecuación de un sistema para habilitarlo a facturar electrónicamente.
Y una segunda instancia, en la etapa operativa, en la que las consultas son más puntuales, sobre dudas en el uso de las diferentes funcionalidades, consultas relativas a impuestos o datos que deben ser informados en ciertos escenarios.
En efacturapty contamos con un equipo que acompaña las integraciones o implementaciones atendiendo las consultas, sugiriendo soluciones eficientes, en función de la experiencia ganada y facilitando recursos como documentación, código fuente de soluciones similares, etc. Asimismo, nuestra larga experiencia en el área tributaria nos permite comprender los diferentes escenarios de facturación y hacer las recomendaciones del caso.
De la misma manera, contamos con un canal de soporte a usuario, siempre disponible y de manera local, es decir en Panamá.
Experiencia
La experiencia de un proveedor allana el camino a una implementación exitosa. Como en todo servicio, es un criterio para tomar en cuenta. Si bien la factura electrónica es un tema relativamente nuevo y la experiencia de referencia de la región abarca relativamente pocos años pueden tomarse en consideración otras variables.
Siendo la factura electrónica un servicio basado principalmente en software, es bueno identificar, cuál es el ADN de la empresa proveedora por ejemplo: Cuál era su negocio previo a la facturación electrónica.
IDEATI S.A. la empresa tras la marca de efacturapty, es una empresa panameña con más de 15 años de experiencia en el desarrollo de sistemas de información para administraciones tributarias de varios países de Latinoamérica, sistemas que soportan decenas de miles de transacciones cada hora. Esta combinación de capacidades técnicas y dominio de la temática tributaria nos han permitido destacar en el servicio que brindamos a nuestros clientes y partners.
Los detalles cuentan
La dedicación a los detalles dice mucho sobre la calidad del servicio que se espera, es parte de la cultura de una organización y afecta directamente a la forma de trabajo y los resultados.
Visite los sitios web de sus candidatos a proveedor de factura electrónica, explore la información, la documentación y mejor aún, cree una cuenta de prueba y experimente. Luego evalúe la experiencia.
En efacturapty no solo cuidamos cada detalle con dedicación. Revisamos continuamente la experiencia del usuario, eliminando cualquier aspereza para que el usuario se sienta como pez en el agua.
Precio
Si transitó con su posible proveedor por las características descritas previamente está listo para hablar de negocios.
Como con cualquier producto o servicio, siempre hay alguien que puede hacerlo por menos, la decisión de un negocio responsable es equilibrar el costo con la certidumbre de un servicio de calidad.
En efacturapty contamos con precios muy competitivos, y diversas opciones de integración. Estamos listos para asesorarlo en la mejor manera de facturar electrónicamente.
¿Cómo comenzar?
No te quedes atrás en esta nueva era de la facturación electrónica en Panamá. Simplifica tus procesos de venta y asegura el cumplimiento con efacturapty. ¡Empieza hoy mismo y experimenta la diferencia!