Términos y condiciones

Términos y condiciones de nuestros servicios de Facturación electrónica

Términos y condiciones

Definiciones

  1. Se entiende por Proveedor Autorizado Calificado (PAC) la persona jurídica que cuenta con la autorización de la Dirección General de Ingresos para otorgar autorización de uso sobre la Factura Electrónica a contribuyentes que utilicen sus servicios.
  2. Se entiende por Ficha Técnica, la última versión de la “Ficha Técnica PAC” que se encuentre publicada por la Dirección General de Ingresos (DGI) de Panamá.

El proveedor de servicios

  1. IDEATI, S.A., en adelante EFACTURAPTY, es Proveedor Autorizado Calificado de Factura Electrónica por la Dirección General de Ingresos del Ministerio de Economía y Finanzas de la República de Panamá, por medio de la Resolución Nº 201-5712 de 4 de agosto de 2022.
  2. EFACTURAPTY cuenta con la experiencia técnica profesional, equipos, infraestructura necesaria y personal idóneo, para proveer en forma autorizada y calificada factura electrónica en la República de Panamá. En tal sentido, cuenta con una plataforma robusta que permite la gestión de los documentos electrónicos tanto para recepción, validación y envío de los mismos, a nivel de transacciones, almacenamiento y consultas de documentos, que garantiza tiempos óptimos para no obstaculizar el proceso de facturación de los emisores
  3. EFACTURAPTY, en provecho de EL CLIENTE y sin costo adicional, cuenta con alianzas técnicas profesionales para garantizar la calidad en la prestación del servicio a EL CLIENTE.

El servicio

  1. EFACTURYPTY brinda el servicio siguiendo los siguientes factores y condiciones:
  • 6.1. Recibe la información de los documentos electrónicos que deben ser emitidos por los contribuyentes y aplica los procesos de verificación y validación de los datos recibidos, tales como: formato de los datos según el campo, validación de cálculo de impuestos, datos fiscales del emisor, entre otros. Dichas validaciones son definidas en la Ficha Técnica.
  • 6.2. Si la información recibida cumple con las validaciones, se otorgará la respectiva autorización y emisión del comprobante electrónico, firmado con su certificado de firma digital.
  • 6.3. Para el caso en que la información recibida no pase las validaciones, se enviará una respuesta al emisor indicando que el documento no es válido y que no se ha podido emitir el comprobante electrónico, adicionando información específica y detallada de la(s) falla(s), según las validaciones definidad en la Ficha Técnica.
  • 6.4. Remitirá a la DGI, en un segundo tiempo, con mecanismos de envío sincrónico o asincrónico definidos en la ficha técnica, los documentos que fueron autorizados, así como la respectiva Autorización de Uso, a más tardar, dentro de las cuarenta y ocho (48) horas posteriores a la validación informática.
  • 6.5. Actualizará el conjunto de validaciones que se efectúen a los documentos de acuerdo a las modificaciones que efectúe la DGI a la Ficha Técnica, dentro de los lapsos establecidos por esta.
  • 6.6. Notificará al emisor para aplicar los correctivos y la generación del nuevo documento, en caso de que la DGI advierta al PAC cualquier inconsistencia que genere rechazo del documento autorizado.
  • 6.7. Garantizará que los documentos electrónicos vengan firmados por el certificado digital del emisor, el cual debe estar vigente y autorizado por la Dirección Nacional de Firma Electrónica del Registro Público de Panamá para emitir factura electrónica.
  • 6.8. Brindará soporte técnico necesario que le permita recibir, evaluar y responder las observaciones, dudas y reclamos sobre el Sistema de Factura Electrónica de Panamá (SFEP) de los contribuyentes que contraten sus servicios.
  • 6.9. Guardará la reserva de la información entregada por los contribuyentes, así como la suministrada por la DGI para su operación.
  • 6.10. Mantendrá un Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información en los procesos asociados a las Autorizaciones de Uso de documentos, según los lineamientos de la norma ISO/IEC-27001, y a partir del segundo año de operación deberá presentar anualmente ante la DGI copia del respectivo certificado sobre el cumplimiento de dicha norma.
  • 6.11. Garantizará la disponibilidad de los servicios informáticos que debe brindar en el ambiente de producción, conforme con lo establecido en el Anexo “Acuerdo de los Niveles de Servicio”. Para tal fin, podrá establecer sus sistemas en instalaciones propias o subcontratar el servicio de terceros, siempre que estos cumplan con certificaciones de Seguridad de Información ISO 27001 y de seguridad de sus instalaciones TIER III o similares en cuanto a disponibilidad.
  • 6.12. Garantizará la recepción y procesamiento de los documentos electrónicos emitidos por sus clientes en Operación de Contingencia.
  • 6.13. Mantendrá a disposición del usuario emisor y la DGI, por sesenta (60) días calendario, copia del documento electrónico y su respectiva Autorización de Uso, así como de las comunicaciones de inconsistencias que haya emitido.
  • 6.14. Mantendrá en sus registros, para consulta pública, el Código Único de Factura Electrónica (CUFE) y respectiva Autorización de Uso de cada documento.
  • 6.15. Informará oportunamente a sus usuarios y a la DGI de cualquier condición que afecte sus servicios.
  • 6.16. Mantendrá a disposición de los usuarios emisores que contraten sus servicios al menos un ambiente de pruebas de Factura Electrónica.
  • 6.17. Pondrá a disposición la gestión de las facturas emitidas a través del portal admin.efacturapty.com.

Niveles de Servicio de Soporte

  1. EFACTURAPTY brindará atención de soporte con los siguientes niveles de servicio:
  • Niveles de servicio para efactura IA
  • Criterio Atención Respuesta
    Bajo: La operación es posible con alguna dificultad que afecta transacciones específicas, los servicios están disponibles. Primera respuesta 8 horas
    Nivel 1 - Soporte 24 horas
    Nivel 2 - Especialista 48 horas
    Nivel 3 - Técnico 72 horas
    Medio: La operación es posible con alguna dificultad que afecta la totalidad o gran parte de las transacciones, los servicios sufren degradación. Primera respuesta 4 horas
    Nivel 1 - Soporte 8 horas
    Nivel 2 - Especialista 24 horas
    Nivel 3 - Técnico 48 horas
    Alto: Los servicios no están disponibles Primera respuesta 1 hora
    Nivel 1 - Soporte 4 horas
    Nivel 2 - Especialista 8 horas
    Nivel 3 - Técnico 12 horas
  • Niveles de servicio para efactura API
  • Criterio Atención Respuesta
    Bajo: La operación es posible con alguna dificultad que afecta transacciones específicas, los servicios están disponibles. Primera respuesta 6 horas
    Nivel 1 - Soporte 12 horas
    Nivel 2 - Especialista 24 horas
    Nivel 3 - Técnico 48 horas
    Medio: La operación es posible con alguna dificultad que afecta la totalidad o gran parte de las transacciones, los servicios sufren degradación. Primera respuesta 4 horas
    Nivel 1 - Soporte 8 horas
    Nivel 2 - Especialista 16 horas
    Nivel 3 - Técnico 24 horas
    Alto: Los servicios no están disponibles Primera respuesta 1 hora
    Nivel 1 - Soporte 4 horas
    Nivel 2 - Especialista 6 horas
    Nivel 3 - Técnico 8 horas
  • Niveles de servicio para efactura PRO
  • Criterio Atención Respuesta
    Bajo: La operación es posible con alguna dificultad que afecta transacciones específicas, los servicios están disponibles. Primera respuesta 2 horas
    Nivel 1 - Soporte
    Nivel 2 - Especialista 8 horas
    Nivel 3 - Técnico 16 horas
    Medio: La operación es posible con alguna dificultad que afecta la totalidad o gran parte de las transacciones, los servicios sufren degradación. Primera respuesta 1 hora
    Nivel 1 - Soporte
    Nivel 2 - Especialista 4 horas
    Nivel 3 - Técnico 8 horas
    Alto: Los servicios no están disponibles Primera respuesta 30 minutos
    Nivel 1 - Soporte
    Nivel 2 - Especialista 3 horas
    Nivel 3 - Técnico 6 horas
  1. La categoría de la incidencia será determinada por el equipo de EFACTURAPTY, a partir del criterio definido.
  2. La acreditación ocurrirá siempre que sea solicitada por EL CLIENTE dentro los 90 días calendario siguientes, a través de la persona de contacto, incluyendo las evidencias pertinentes y una vez que sean analizadas y validadas por el equipo de soporte de EFACTURAPTY.

Suspensión del servicio

  1. Constituyen causas que facultan a EFACTURAPTY a suspender el servicio a EL CLIENTE, las siguientes:
  • 10.1. Cuando EL CLIENTE mantenga saldos vencidos mayores a cuarenta y cinco (45) días calendario. La restitución del servicio ocurrirá hasta cuarenta y ocho (48) horas de saldados los montos vencidos.
  • 10.2. Cuando se haga uso fraudulento o no autorizado del servicio.
  • 10.3. Por instrucciones de la autoridad competente o por mandato judicial.
  1. La suspensión del servicio por cualquiera de las causas mencionadas no exime a EL CLIENTE de la obligación de cumplimiento del contrato y del pago de los saldos adeudados.

Obligaciones

  1. Son obligaciones de EL CLIENTE:
  • 12.1. No efectuar operaciones que afecten el buen funcionamiento de los sistemas de EFACTURAPTY o del subcontratista, en caso de haberlo.
  • 12.2. Acatar las instrucciones por parte de EFACTURAPTY, para el buen uso del servicio.
  • 12.3. No utilizar los servicios en acciones delictivas o uso que recaiga en prácticas de competencia desleal.
  • 12.4. Realizar las adecuaciones en sus sistemas de información para utilizar los servicios de EFACTURAPTY.
  1. Son obligaciones de EFACTURYPTY:
  • 13.1. Atender y corregir los problemas reportados por EL CLIENTE, según los Niveles de Servicio de Soporte.
  • 13.2. Mantener confidencialidad de todos los datos de EL CLIENTE, de conformidad con la legislación en materia de datos personales, para lo cual se compromete a:
  • 13.2.1. Mantener en reserva la información fiscal de EL CLIENTE.
  • 13.2.2. Proteger la información de EL CLIENTE empleando tecnologías y procedimientos razonables.
  • 13.2.3. Limitar el acceso de la información de EL CLIENTE a los colaboradores de EFACTURAPTY o del subcontratista (en caso de haberlo), basado en el principio de necesidad de acceso, para la realización de las actividades relacionadas a la prestación del servicio.
  • 13.3. Brindar los servicios contratados en forma ininterrumpida, salvo las necesarias por motivo de mantenimiento, seguridad y caso fortuito o fuerza mayor, en el marco de la disponibilidad requerida por la normativa de Facturación Electrónica. En tales casos, EFACTURAPTY comunicará a través de correo electrónico, con anticipación de al menos veinticuatro (24) horas, la duración de las ventanas de mantenimiento.

Exclusión de responsabilidad

  1. EFACTURAPTY no será responsable, ni serán aplicables en los niveles de servicio de soporte, en los siguientes casos:
  • 14.1. Por interrupciones en el servicio por causas imputables a EL CLIENTE, sus sistemas de información, infraestructura, expiración de certificados digitales u operación indebida.
  • 14.2. Por interrupciones en el servicio por causas imputables a los servicios de la Dirección General de Ingresos.
  • 14.3. Por pérdidas directas o indirectas, lucro cesante, y otros daños o perjuicios ocasionados por la no prestación de los servicios.

Tiempo y forma de pago

  1. El tiempo y forma de pago por los servicios se rigen de la siguiente manera:
  • 15.1. EFACTURAPTY facturará de forma mensual a EL CLIENTE los servicios fijos por mes adelantado, según los precios acordados en el contrato, aplicando el ITBMS correspondiente. En caso de que EL CLIENTE escoja, o que la propuesta de EFACTURAPTY determine, modalidad de pago anualizado, los servicios serán facturados previo al inicio del periodo en el cual se prestaran los servicios.
  • 15.2. Los servicios variables se facturarán durante el mes que se adquieran.
  • 15.3. Los servicios adicionales a la emisión de facturas, tales como puesta en operación, asesoría, desarrollo informático, implementación, gestión de trámites y otros detallados en el contrato, serán facturados a la aceptación de la prpouesta.
  • 15.4. EL CLIENTE se obliga a pagar el valor de las cuentas facturadas por EFACTURAPTY dentro los cinco (5) días calendarios siguientes a la fecha de facturación.

Terminación justificada del contrato

  1. Dará derecho a EFACTURAPTY para rescindir el contrato, de pleno derecho y sin requerir declaración judicial, las siguientes razones:
  • 16.1. La falta de pago de dos mensualidades.
  • 16.2. El incumplimiento de cualquiera de las obligaciones del contrato y de los Términos y Condiciones.
  • 16.3. La muerte de EL CLIENTE, en caso de tratarse de persona natural.
  • 16.4. Cuando EL CLIENTE sea objeto de secuestro, embargo o sea declarado en Quiebra.
  • 16.5. Por imposibilidad de seguir brindando el servicio a EL CLIENTE debido a fuerza mayor o caso fortuito según las regulaciones del Código Civil de la República de Panamá.
  1. La terminación del contrato por cualquiera de las causas mencionadas no impide a EFACTURAPTY a exigir su derecho al pago de cualquier suma de dinero adeudada.

Sesión

  1. EL CLIENTE no podrá ceder, vender, donar o traspasar, en todo o en parte, sus derechos contenidos en el presente contrato

Subcontratación

  1. EFACTURAPTY garantiza la disponibilidad de los servicios informáticos que debe brindar en el ambiente de producción conforme a lo establecido en el Anexo “Acuerdo de los Niveles de Servicio”, que se anexa a la Resolución Nº 201-0295 de 20 de enero de 2021, “Por medio de la cual se dicta la reglamentación de los Proveedores de Autorización Calificados (PAC) para la Factura Electrónica”.
  2. EFACTURAPTY, con fundamento en el numeral 12 del artículo Tercero de la Resolución Nº 201-0295 de 20 de enero de 2021, “Por medio de la cual se dicta la reglamentación de los Proveedores de Autorización Calificados (PAC) para la Factura Electrónica” (publicada en la Gaceta Oficial Nº 29205-A), podrá subcontratar el servicio de terceros, siempre que estos cumplan con certificaciones de Seguridad de Información ISO 27001 y de seguridad de sus instalaciones TIER III o similares en cuanto a disponibilidad, lo que acepta EL CLIENTE. Bastará para ello que EFACTURAPTY comunique a EL CLIENTE, a través de los medios acordados en este contrato, los datos generales del subcontratista y de sus certificaciones correspondientes.

Notificaciones

  1. Cualquier aviso, petición, instrucción o cualquier otro documento que sea entregado bajo el contrato por cualquier parte a la otra, será por escrito y se entenderá que ha sido debidamente dado en la fecha de entrega:
  • 21.1. Si está entregado personalmente.
  • 21.2. Si está entregado por servicio de mensajería.
  • 21.3. Si está entregado por correo registrado o certificado, con recibo de entrega solicitado, franqueo prepagado.
  • 21.4. Si es enviado por correo electrónico o fax (en este caso, con confirmación escrita de recibo).

Nulidades

  1. Si alguna de las estipulaciones del contrato o los Términos y Condiciones resultase nula según las leyes de la República de Panamá, tal nulidad no invalidará el contrato o los Términos y Condiciones en su totalidad, sino que este se interpretará como si no incluyera la estipulación declarada nula, y los derechos y obligaciones de las partes contratantes serán interpretados y observados en forma tal que el contrato logre conservar toda su eficacia, ajustándose a las disposiciones, términos y modalidades del contrato que se mantengan jurídicamente válidas.

Régimen del contrato

  1. En caso de suscitarse discrepancias entre EFACTURAPTY y EL CLIENTE por el contrato y estos Términos y Condiciones, prevalecerán estos Términos y Condiciones y luego el contrato.
  2. Cualquier modificación al contrato deberá constar por escrito y ser firmado por las partes.

Ley aplicable y jurisdicción

  1. Todas las controversias que surjan entre las partes con relación al contrato o los Términos y Condiciones, serán resueltas bajo las normas sustantivas y procesales del derecho panameño.